Ще дойде ли времето на офисите без хартия?

Всяка година служителите в американските офиси принтират или копират около 1 трлн. листа хартия. Ако към това добавите цялата друга хартия, която компаниите ползват – сметките за комунални услуги, фактури, банкови отчети и други подобни, цифрата нараства до 1,6 трлн. Ако подредите тази хартия на купчина, тя ще бъде 18 хил. пъти по-висока от Еверест и ще достигне почти половината път до Луната, пише в свой анализ Wall Street Journal.Ето защо придобиването на бизнеса на Samsung Electronics за устройства за принтиране и копиране от страна на HP има смисъл. По думите на говорителя на HP фирмата има под 5% дял на пазара на големи, високопроизводителни копирни офис машини. Компанията твърди, че придобиването ще помогне за внедряването на технологията на Samsung в нови устройства, което ще създаде голяма възможност за растеж.И все пак този бизнес не би трябвало да съществува. Преди поне 40 години беше обещано, че ще се появят офиси без хартия. В статия в BusinessWeek от 1975 г. анализатор на Arthur D. Little Inc. прогнозира, че хартията ще намалее значително до 1980 г., а до 1990 г. ще изчезне напълно.

В действителност през 2007 г. беше отбелязан рекорд за най-голям брой принтирани в офиси страници, точно преди рецесията, твърди Джон Шейн, анализатор на InfoTrends.Това, че не сме стигнали до офисите без хартия до момента, не означава, че никога няма да го направим. Винаги е опасно да заявим „този път е различно“, но този път наистина може би е така. За първи път в историята има стабилен спад от около 1 до 2% в използваната в офисите хартия. Добавете към това и спада от последната рецесия насам, така към 2016 г. вече имаме 10% под пиковата бройка от страници, принтирани и копирани в офиси през 2007 г.

Тази тенденция показва промените, идващи от технологични еднорози (стартъпите, подкрепяни с рисков капитал, които имат оценки от над 1 млрд. долара – бел. ред.) като DocuSign – най-големият играч на пазара на електронни подписи, както и от други тенденции като възхода на таблетите и мобилните устройства. Още по-важното е, че представлява промяна, която отнема много повече време, отколкото някой очакваше.Наличието на хартия на работното място показва, че част от бизнес процесите се променят бавно, ако изобщо го правят. Малките и средните предприятия са най-бавни в отказването от хартията – казано с с други думи, в дигитализирането на своите работни процеси.

Налице е и фактът, че хартията е страхотна. Почти не тежи, не струва много и може да се чете на всякаква светлина. Освен това не изисква връзка с интернет. Тя е въплъщение на лесно преносимите и дълготрайни неща.Xerox има екип, който изследва защо хората принтират. Проучването му разкрива, че има толкова много работни практики и нагласи, които са вкоренени в начина на работа на фирмите, че правят промяната за по-големите и по-стари компании значително по-трудна. На въпроса защо са принтирали 40% от страниците, които не са им били необходими за работата им, повечето са отговорили просто, че „харесват хартия“.

И все пак компаниите бележат истински напредък. Да вземем Bahrns Equipment. Тара Фюнерман, която работи от 27 години в офиса на компанията, твърди, че когато е започнала през 1987 г., са имали само един „наистина голям“ компютър, който са използвали веднъж месечно за 5 до 10 минути.„Принтирахме един доклад от Lotus 1-2-3, изключвахме го и всичко друго се правеше на ръка“, коментира тя.

В днешно време всеки един от сервизните техници на Bahrns разполага с iPad или с мобилен телефон и използва софтуер, дело на Canvas Solutions. Устройството и софтуерът, взети заедно, заменят това, което някога представляваше писмена форма от три части, която се попълваше на ръка, често беше непълна, неточна или нечетлива и беше кошмар за екипите на компанията. Преминаването към Canvas преди три години елиминира една чиновническа позиция във фирмата, посочва Фюнерман.

Една от причините да сме все по-близо до безхартиените офиси са дигиталните организации.А докато базирани в облака инструменти за съвместна работа като Microsoft Office 365 и Google Docs се превръщат в норма, хората може би ще започнат да вършат редица неща по по-лесен и удобен начин.

Историята показва, че смъртта на хартията ще настъпи постепенно. Обемите, които хората принтират в офисите, може да намаляват с 1 до 2% годишно, но това все пак е един умопомрачително голям пазар."Смятам, че ще отнеме 15-20 години, докато младите, израснали с дигитални снимки и смартфони, заемат старши позиции в компаниите, за да видим прехода към безхартиени офиси“, коментира Лу Уии Тек от Euromonitor.

Investor.bg

Четете още: Защо е толкова неефективно здравеопазването в България